Datenschutz

Verantwortliche Stelle

Datenschutzbeauftragte(r)

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sowie zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n).

datenschutz@iste.de

Bereitstellung des Portals und Protokolldaten

Beim Aufruf dieses Portals werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt, um das Portal technisch bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit der Systeme zu gewährleisten und Missbrauch zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Login-Bereich und Portalnutzung

Das Portal ist ein geschützter Bereich für Verbandsmitglieder, berechtigte Mitarbeitende und weitere berechtigte Nutzergruppen. Für Benutzerkonten verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rollen und Berechtigungen, zugeordnete Unternehmen, Passwort-Hash, Aktivierungs- und Passwort-Zurücksetzen-Informationen, fehlgeschlagene Login-Versuche sowie technische Sitzungsdaten.

Im Portal können zudem Mitglieder-, Unternehmens-, Werk-, Meldungs-, Berechnungs-, Rechnungs-, DATEV- und Revisionsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Portals, zur Durchführung der Mitglieds- und Abrechnungsprozesse, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur revisionssicheren Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DS-GVO.

Cookies und vergleichbare Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, damit Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Grundfunktionen des Portals funktionieren. Dazu gehören insbesondere Authentifizierungs- und Sicherheits-Cookies. Diese Cookies sind für den Betrieb des Portals erforderlich und werden nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken eingesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO; soweit Cookies für die Vertragserfüllung oder Nutzung des geschützten Bereichs erforderlich sind, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Wird die Speicherung technisch notwendiger Cookies blockiert, kann der Login-Bereich nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Technischer Betrieb, Hosting und Auftragsverarbeitung

Der technische Betrieb und die technische Betreuung dieses Portals erfolgen durch die Metamize GmbH, St.-Benedikt-Straße 20, 97072 Würzburg. Metamize verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden im Rahmen der technischen Bereitstellung, Wartung, Fehleranalyse und Weiterentwicklung des Portals.

Für den Betrieb werden folgende technische Dienstleister eingesetzt:

• Vercel Inc. für Frontend, Serverless-Backend, Auslieferung, Systemprotokolle und Vercel Blob Storage für generierte Rechnungs-PDFs.
• Neon, LLC für die PostgreSQL-Datenbank des Portals.
• Railway Corporation für Redis/KV-Funktionen, insbesondere kurzlebige technische Zustände wie DATEV-PKCE-Verifier.
• Inngest Inc. für Hintergrundjobs, geplante Ausführungen, Wiederholungen und Job-Protokollierung.

Die Dienstleister verarbeiten je nach Funktion insbesondere Kommunikations-, Nutzungs-, Inhalts-, Datenbank-, Protokoll-, Rechnungs- und technische Metadaten. Der Einsatz erfolgt auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO, soweit die Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten.

E-Mail-Versand

Für transaktionale E-Mails, insbesondere Aktivierungs-, Passwort-Zurücksetzen- und Benachrichtigungs-E-Mails, setzen wir Resend (Plus Five Five, Inc.) ein. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt und technische Versandinformationen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, soweit die E-Mail zur Nutzung des Portals erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO für administrative Benachrichtigungen und die sichere Kontoverwaltung.

Fachliche Schnittstellen: CAS und DATEV

Zur Aktualisierung von Mitglieder-, Unternehmens-, Adress- und Werksdaten kann das Portal Daten aus dem CAS-System des Verbandes übernehmen. Soweit Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben werden, stammen sie insbesondere aus der internen Mitglieder- und Stammdatenverwaltung des Verbandes. Die Verarbeitung dient der Pflege konsistenter Stammdaten und der Durchführung der Verbands-, Melde- und Abrechnungsprozesse.

Soweit die DATEV-Schnittstelle genutzt wird, werden Rechnungs-, Buchungs- und Mandantendaten sowie technische OAuth-Informationen an DATEV eG übermittelt oder von DATEV empfangen, um Buchungs- und Rechnungsprozesse auszuführen. Die vertragliche Nutzung der DATEV-Dienste erfolgt direkt durch den Verband; Metamize stellt hierfür lediglich die technische Anbindung im Portal bereit. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DS-GVO.

Übermittlung in Drittländer

Einige technische Dienstleister haben ihren Sitz oder Verarbeitungsstandorte außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA. Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, sofern der jeweilige Empfänger hierunter fällt, oder auf Grundlage geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzender Schutzmaßnahmen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Benutzerkonten und Zuordnungen werden grundsätzlich für die Dauer der Berechtigung zur Nutzung des Portals gespeichert. Abrechnungs-, Rechnungs- und Buchungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt. Protokoll-, Job- und Revisionsdaten werden so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit, Rechtsverteidigung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Kurzlebige technische Daten, etwa temporäre Verifier oder Passwort-Zurücksetzen-Tokens, werden nach Ablauf ihrer technischen Gültigkeit gelöscht.

Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist erforderlich, soweit sie für die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos, die Bearbeitung von Meldungen, die Durchführung von Abrechnungen oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist. Ohne diese Daten können die entsprechenden Portal-Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DS-GVO einschließlich Profiling findet nicht statt.

Betroffenenrechte

Ihnen stehen die folgenden gesetzlichen Betroffenenrechte zu, sofern deren Voraussetzungen vorliegen:

• Recht auf jederzeitigen Widerruf gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO einer erteilten Einwilligung; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DS-GVO.
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO.
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO.
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO.
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO.
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist in der Regel der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: verband@iste.de.